פנחס יחזקאלי: הערכת מצב ארגונית בתחום משאבי אנוש

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על תכנון לסוגיו, לחצו כאן]

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

*  *  *

תכנון כולל את ארגון כל הפרטים בפעולה נדרשת, כדי לגבש שיטת ביצוע בתהליך חשיבה שיטתי. גיבוש זה נעשה באמצעות הערכת מצב.

הערכת מצב במחלקות משאבי אנוש (מש"א) מתקיימת במסגרת מה שמכונה, תכנון משאבי אנוש (Human Resource Planning, HR), הן לצורכי הטווח הקצר; והן לצורכי הטווח הארוך.

הערכת המצב מתבצעת, בניסיון לצפות את צורכי התעסוקה של הארגון לעומת נתוני שוק העבודה; ולאור זאת לתכנן את צעדי הארגון בתחום העסקת העובדים, ברמה האסטרטגית והטקטית כאחד. שלב זה מסתיים בחיזוי המציאות העתידית שאליה צריך הארגון להתכונן.

לצורך כך, נחקור את הארגון ואת הסביבה הארגונית; ונאסוף את המידע והידע הדרושים לנו מתוך הארגון ומחוצה לו (ראו פירוט בהמשך).

[להרחבה בנושא תכנון בעולם של אי ודאות, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'טקטיקה', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'אסטרטגיה', לחצו כאן] [להרחבת המושג: חיזוי - ניבוי, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'סביבה ארגונית', לחצו כאן] [להרחבת המושג, 'מידע', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'ידע', לחצו כאן]

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

על בסיס המשמעויות והמסקנות הנובעות מהמידע ומהידע שצברנו, נגבש המלצות לפעולה לעתיד: 

  • כלפי פנים: תחזית הביקוש לעובדים ואופן העסקתם;
  • וכלפי חוץ: תחזית היצע שוק העבודה.

בהערכת המצב נחפש תשובות לשאלה מה השתנה בכל התחומים הרלוונטיים לארגון. 

זהו שלב יסודי ומפרך. לכן, הביצוע שלו הוא תלוי תרבות...

תרבות אסטרטגית והשלכותיה על ארגונים

תרבות אסטרטגית (Strategic Culture) היא האופן שבו אופיים של עמים - התרבויות הארגוניות שלהם - באים לידי ביטוי בתחום האסטרטגי: כוונתנו, לאוסף העמדות, הערכים, הרגשות והכישורים הפוליטיים בקרב אזרחיה של מדינה, ובקרב בעלי התפקיד שבתוכה. הוא מספק את הנחות היסוד והכללים השולטים בהתנהגות במערכת הפוליטית, ומשפיע - על התנהגות אזרחיה ומנהיגיה במערכת זו, בארגונים הצבאיים, בשירות הממשלתי וגם בסקטור הפרטי המושפע מהם לאורך שנים, כמו בתכתיב גנטי (אם כי פחות, כיוון שהוא מושפע, כיום, גם מתרבות של ארגונים בינלאומיים עימם הוא עובד - (אדמסקי, 2012).

[להרחבת המושג: 'תרבות אסטרטגית']

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי mohamed_hassan לאתר Pixabay]

מהי, אם כן, התרבות האסטרטגית הישראלית, שהארגונים השונים מושפעים ממנה? (אדמסקי, 2012, עמ' 194-174)

[בתמונה משמאל: כריכת ספרו של דימיטרי (דימה) אדמסקי, "תרבות אסטרטגית וחדשנות צבאית", שראה אור בהוצאת מערכות ומודן ב- 2012. אנו מאמינים שאנו עושים בתמונה שימוש ראוי]

בגלל התרבות האסטרטגית הישראלית, הערכת המצב אינה מתבצעת במלואה בארגונים רבים. ברבים אחרים, מתקבלות החלטות בעזרת יועץ אסטרטגי או באופן אינטואיטיבי.

[להרחבת המושג: תבניות - דפוסים חוזרים, לחצו כאן] [לקובץ המאמרים, הכל על ביורוקרטיה', לחצו כאן] [להרחבת המושגים 'אלתור' ו'פרדוקס האלתור', לחצו כאן] [להרחבה בנושא 'קשרי היררכיה', לחצו כאן] [להרחבת המושג: תבניות - דפוסים חוזרים, לחצו כאן] [להרחבת המושג, 'גמישות', לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על עורמה ותחבולה, לחצו כאן]

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

מחירה של הערכת מצב לקויה

כיוון שאין ארוחות חינם, הערכת מצב בעייתית מעלה את מפלס 'מפעל הזבל של הארגון'. זהו כינוי למכלול פעולות הסרק המבוזבזות של ארגון, שאינן מייצרות ערך: כשלים ונפל בפס הייצור; בזבוז בחומר, באנרגיה, בזמן, במקום, ובמאמצים פקידותיים וניהוליים.

לדוגמה: כחמש מאות שוטרי סיור עוזבים מידי שנה את משטרת ישראל. אלה שוטרים בשנותיהם הראשונות במשטרה. שוטרים שהושקעו בהם ממון ומאמצים רבים בהכשרות, והכל לטמיון. המשטרה מזהה את הבעיה ככורח אובייקטיבי: שיטור הוא מקצוע מפרך, ואלה שאינם מתאימים לעומס, נוטשים. זוהי טעות הנובעת מחוסר מקצועיות. מה שגורם לנטישת עובדים בשנים הראשונות הוא דחייה של התרבות הארגונית. בחינת התאמה מוקדמת של המועמדים  לתרבות תקטין את הנשר מאוד ותחסוך כסף רב למשטרה... (יחזקאלי, 2016).

[להרחבת המושג: 'אין ארוחות חינם', לחצו כאן] [להרחבת המושג של: 'מפעל הזבל' ולמפעלי הזבל האחרים במשטרה, לחצו כאן]

[צילום אילוסטרציה: מפעל הזבל של הארגון... התמונה המקורית היא חופשית, והועלתה על ידי Brad Perkins לאתר flickr]

מה תכלול הערכת המצב?

הערכת המצב תכלול מגוון של שיקולים משפיעים על תכנון זה, כשמשקל אי הוודאות בכל אחד מהם משתנה:

  1. חיזוי צרכי הארגון בעובדים: לחקור את הארגון;
  2. חיזוי ההיצע העתידי: לחקור את הסביבה הארגונית;
  3. הערכת פערים בין הביקוש לעובדים להיצע השוק; ומשמעותם;
  4. הכנת תכנית מוצעת למקבלי ההחלטות, לסגירת הפערים.

[להעמקה בנושא ה'מגוון', לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן]

 

[התרשים: 'ייצור ידע']

שלב ראשון: חיזוי צרכי הארגון בעובדים - לחקור את הארגון

חיזוי או ניבוי (Prediction) הוא קביעה המנסה להעריך את מהותו של אירוע עתידי. בעבר זה היה קל יותר. הארגונים השתנו הרבה פחות; והעובדים הצטרפו לארגון בגיל צעיר ונשארו בו עד פרישתם; כך שניתן היה לחשב את הצורך העתידי בעובדים באופן כמעט ליניארי...

אבל, ארגונים הפכו לגוף דינאמי, שמתפקד במציאות משתנה במהירות. גם ארגונים - שנדמה היום שהם יציבים - עלולים למצוא את עצמם בסחרור, תוך רגע... העובדים מצידם הפכו ניידים ונשארים בארגון לא יותר משנים ספורות, עם הידע שצברו. אחרים מחליפים תפקיד והגדרות תפקיד כל העת... שינויים טכנולוגיים משנים את הכישורים הנדרשים מן העובדים...

לכן, ארגונים משתנים במהירות; ולשינויים הללו יש השפעות של ממש על כוח האדם. למשל:

  • שינויים ארגוניים ומבניים תכופים;
  • גידול / קיטון בהיקף הפעילות;
  • התעוררות צורך בשינוי מודל ההעסקה של עובדים;
  • אתגרים עסקיים, כמו: רכישות; מיזוגים; וכדומה.
  • אתגרים רגולטוריים: שינויי רגולציה של הממשלה.
  • פרישת עובדים טבעית, ובעיות שמעוררת פרישת עובדים (ראו, למשל: יחזקאלי, 2016);
  • צרכי רוטציה (למשל, בתפקידים המועדים לשחיתות);
  • מעברים צפויים של עובדים (המחייבת הכשרה);
  • נטישת עובדים;
  • מצבם של מוקדי ידע בארגון - האם הידע מבוזר או שהארגון נתון בידיו של גורם אחד או שוליים הצוברים עוצמה ומפתחים תלות ארגונית בהם;
  • מצבם של טלאנטים בארגון.
  • אלטרנטיבות לשימוש בכוח אדם ארגוני;

וכדומה.

[להרחבת המושג: 'דינאמיות', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים על שינוי ארגוני ועל שינוי בכלל, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא רוטציה ככלי ניהולי, לחצו כאן] [על ‘מפעל הזבל’ של פרישת עובדים במשטרה, לחצו כאן] [להרחבה על נטישת עובדים, לחצו כאן] [להרחבה על מוקדי ידע ומפת הידע של הארגון, לחצו כאן] [להרחבה על טלאנטים בארגון, לחצו כאן]

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי Pexels לאתר Pixabay]

על מנת שנוכל לחזות באופן קרוב ככל האפשר למציאות, עלינו לחקור את הארגון:

  • מיפוי הכישורים הנדרשים לארגון בתחומי העבודה השונים וחיזוי מספר העובדים שיידרשו לכל עיסוק ותחום.
  • בחינת תהליכים תוך-ארגוניים וחוץ-ארגוניים כגון קידום, ותק, פרישת עובדים, מעבר של עובדים בין ארגונים או עזיבת תחום עיסוק מסוים.
  • האם מטרות הארגון ותחומי פעילותו השתנו מאז הערכת המצב האחרונה? האם השתנו יעדיו התפעוליים? איך ולמה השתנו? במה?
  • האם צפויים שינויים במבנה הארגוני? איזה?
  • האם צפויים שינויים באסטרטגיית ההעסקה של עובדים? במודלים של ההעסקה: העסקה ישירה, עובדי קבלן? מיקור חוץ? מודל המשלב ביניהם? האם משתנה הדגש, למשל, על העסקת נשים; מיעוטים וכדומה;
  • האם היו בארגון שינויים תקציביים משמעותיים? איזה? האם צפויים שינויים כאלה?
גם העובדים השתנו: 
  • העובדים מצידם הפכו ניידים ונשארים בארגון לא יותר משנים ספורות, עם הידע שצברו.
  • אחרים מחליפים תפקיד והגדרות תפקיד כל העת...
  • שינויים טכנולוגיים משנים את הכישורים הנדרשים מן העובדים.

שלב שני: חיזוי ההיצע העתידי - לחקור את הסביבה

פה אנו חוקרים את הסביבה הארגונית לסוגיה: תהליכים חוץ-ארגוניים, שעלולים להשפיע על כוח האדם שנדרש לארגון:

  • את הסביבה המשימתית: מתחרים, מפיצים, לקוחות וצורכיהם, ספקים וקשייהם וכדומה.
  • את הסביבה הכללית: גורמים טכנולוגיים, כלכליים, בינלאומיים, פוליטיים, משפטיים, דמוגרפיים חברתיים, תרבותיים וכדומה.

[להרחבה בנושא: מודלים של העסקת עובדים, לחצו כאן] [להרחבה בנושא: 'סביבה ארגונית', לחצו כאן] 

[התרשים: 'ייצור ידע']

שלב שלישי: הערכת פערים בין הביקוש לעובדים להיצע השוק ומשמעותם

שלב זה מסתיים בחיזוי המציאות העתידית שאליה צריך הארגון להתכונן. לאור המידע שאספנו בהערכת המצב, נגבש משמעויות ומסקנות, הן בתחום הטקטי והן בתחום האסטרטגי:

  • ברמה האסטרטגית: מהו מודל העסקת העובדים הנכון ביותר ביחס לתנאי השוק מחד גיסא; ולתרבות הארגון מאידך גיסא.
  • ברמה הטקטית: מה עשוי/עלול להיות ביקוש העובדים העתידי? גיבוש תכנית להשלמת הפערים הצפויים בין היצע העובדים לביקוש לעובדים ותנאי השוק בתחום זה (שוק של עובדים או שוק של מעסיקים...).

קיימות טכניקות שונות לחישוב כמות העובדים העתידיים שנידרש לגייס... לא אתעכב עליהם, כי האמת היא ששום דבר לא באמת עובד; וארגונים נמצאים ב'ציד' מתמיד אחרי עובדים ומנהלים מתאימים.

למרות הטכניקות השונות שמתפתחות כל העת, חיזוי ההיצע והביקוש לעובדים, הפך להימור, וארגונים מתנדנדים, כל העת בין היצע לביקוש; כשהם מוצאים עצמם, כל העת, בין שני קטבים:

  • עודף עובדים;
  • מחסור בעובדים - במקרים רבים עובדים חיוניים; אבל גם עובדים בדרך הנמוך של ההיררכיה הארגונית.

דוגמה: הקורונה למשל שינתה ברגע את העולם ואת הארגונים... הנה, למשל, דילמה של ימי הקורונה, כשחלק מהותי מהמסחר בסופרים עבר להזמנות און ליין:

  • האם נדרש לעובדים נוספים: מלקטים, משלוחנים?
  • האם נסב לצורך כך עובדים ממשימות שהפכו פחות נדרשות?
  • מה נעשה עם אלה שלא יתאימו?
  • האם נצטרך לגייס עובדים חדשים?
  • האם שוק העבודה הוא שוק של עובדים (המעסיקים רודפים אחר העובדים) או שוק של מעסיקים (העובדים רודפים אחר המעסיקים)?
  • מה השפעת הכסף שמשלמת המדינה, למשל, לאלה שבחופשות ללא תשלום (חל"תים) על נכונותם לעבוד?
איך אפשר לענות בוודאות על שאלות כאלה? כמובן שלא ניתן. זו משמעותה של אי הודאות!

והשלב הרביעי: גיבוש המשמעויות והמסקנות לתכנית לסגירת הפערים, שתוצע למקבלי ההחלטות

לדוגמה:
  • אם צפוי מחסור בכ"א, נתכנן: ניוד, הסבה, העשרה, שעות נוספות, תמריצים, הדרכה, גיוס עובדי כ"א, גיוס עובדים בתקן, העברת העבודה למדינה בה עלויות יצור נמוכות.
  • אם צפוי עודף בכ"א, נתכנן: הקפאת גיוסים, הצעה לפרישה מוקדמת, הקפאת העסקה והוצאה לחל"ת, חלוקת משרות בין עובדים (Job Sharing) , איחוד משרות, פיטורים.

 [להרחבת המושג: 'מטרה של מערכת', לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על מבנה ארגוני, לחצו כאן] [להרחבה בנושא מודלים של העסקת עובדים, לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'סביבה משימתית', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'סביבה כללית', לחצו כאן]

מקורות והעשרה

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *