לפני הקורונה, חברות רבות נטו לעבור לעבוד בחללים פתוחים, כדי להגביר את שיתוף הפעולה בין העובדים, ליצור אינטראקציות ספונטניות ואגביות; ולהאיץ את קצב שיתוף הרעיונות וקבלת ההחלטות. אולם, לעובדים בחללים פתוחים יש סיכון מוגבר של 12% לחלות בקורונה מעובדים בחדרים סגורים.
ההמלצות של המרכז לבקרת מחלות ומניעתן התמקדו בהתאמת שטח העבודה הפיזי, כדי להגן על העובדים: מיקום שולחנות במרחק של מטר זה מזה; התקנת מחסומי פרספקטס; פתיחת חלונות, כדי להסתמך פחות על מערכות אוורור; וסגירת אזורים עתירי תנועה, כמו חדרי ישיבות, מעליות וקפיטריות.
[בתמונה: עבודה בימי קורונה… תמונה חופשית – CC0 Creative Commons – שעוצבה והועלתה על ידי Engin_Akyurt לאתר Pixabay]
לצוותי ההנהלה נותרה הדילמה והצורך לאזן בין פרוטוקולי בטיחות חשובים אלה; לבין הצורך לשמור על פרודוקטיביות וקשרים חברתיים בקרב העובדים.
מנקודת המבט של ניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis – ONA), התמקדות בקשרים שבין העובדים יכולה לספק פתרונות משמעותיים וייחודיים, המונעים סיכוים מיותרים ומגבירים פרודוקטיביות: מיהם המתווכים או צווארי הבקבוק בתוך קבוצות העבודה וביניהן? מי נמצא באשכולות הגדולים ומי נמצא בפריפריה? וכדומה.
[בתמונת הרשת: מיהם המתווכים וצווארי הבקבוק בתוך קבוצות עבודה וביניהן? מי נמצא באשכולות הגדולים ומי נמצא בפריפריה? הרשת עובדה במערכת לניתוח רשתות חברתיות וארגוניות InFlow , חברת Orgnet LLC]
להלן חמש דרכים לעשות זאת:
הראשונה – לבנות קפסולות – 'קבוצות עבודה משפחתיות', כמו במערכת החינוך:
כמו בבתי הספר, בהם חולקו הילדים ל'קפסולות' של לא יותר מתשעה, יש לחלק עובדים למעין, 'משפחות עבודה' – 'קפסולות', לפי הצורך של אנשים באינטראקציה לשם השגת פרודוקטיביות ארגונית. אלו בדרך ככל צוותים קטנים (כאמור, לא יותר מתשעה עובדים), שגם לפני כן נהגו לשתף הפעולה, פנים אל פנים.
בשל הבטיחות, אין צורך לערבב בין קבוצות, אבל בתוך הקפסולה, אין צורך בהכרח להקפיד על התרחקות חברתית ושימוש במסכות. זה ישמור על אינטראקציה יצרנית ויעזור להכיל התפרצות אפשרית. כאשר קפסולות אלה צריכות לתקשר עם קפסולות אחרות במשרד, עליהן לעשות זאת באופן וירטואלי.
במקביל, לעובדים בודדים-מנותקים בפריפריה של רשתות חברתיות, יכול להיות יתרון תחרותי. סביר להניח שהם יהיו עמוסים פחות, וארגונים יכולים לנצל את האנרגיה שלהם כדי לשמור על התפוקה תוך כדי עבודה מהבית.
[התמונה המקורית היא תמונה חופשית – CC0 Creative Commons – שעוצבה והועלתה על ידי StartupStockPhotos לאתר Pixabay]
השנייה – המרחב הוא שמניע את האינטראקציה עם העובדים
דפוסי התנועה והאינטראקציה החברתית שלנו מעוצבים בעוצמה על ידי האופן שבו מעוצב שטח המשרדים. אף על פי שמשמשים בעיצוב מרחב העבודה, בדרך כלל, לעידוד אינטראקציה ספונטנית, אנו יכולים ליישם אסטרטגיה ממוקדת אנושית זו כדי להגדיל את המרחק הממוצע בין העובדים.
רעיון אחד הוא, למקם בחללים גדולים מספר קפסולות מפוזרות, עם נתיב תנועה ראשי באמצע החדר, רחוק משולחנות העבודה.
[בתמונה: המרחב הוא שמניע את האינטראקציה עם העובדים… להמחשות נוספות של חברת הייעוץ 'בוסטון', לחצו כאן]
השלישית – צרו חדר הפסקה (breakroom) לשיחות בלתי פורמליות
מחקרים מלמדים כי עובדים יכולים להרוויח מאינטראקציה עם עמיתיהם, לא רק באמצעות מערכות יחסים אינטימיות עמוקות, אלא גם באמצעות שיחה קצרה וקלה עם מכר.
כיוון שמפגשים כאלה, פנים אל פנים, מסוכנים, חברות יכולות ליזום מפגשים וירטואליים: יצירת רולטה של מפגשים אקראיים וירטואליים; או ארוחת צהרים מול מסכים, כשהעובדים מחולקים לקבוצות של שישה כל אחת. אוכלים ומדברים…
[בתמונה: אוכלים ומדברים… תמונה חופשית – CC0 Creative Commons – שעוצבה והועלתה על ידי Alexandra_Koch לאתר Pixabay]
הרביעית – השתמשו בחיישני הרשת לאיתור התפשטות הקורונה:
לחברים שלנו יש, בממוצע, יותר חברים מאיתנו. זה הרעיון העומד מאחורי "פרדוקס החברות" (The Friendship Paradox), שגורס כי בממוצע, יהיו לחברינו יותר חברים מלנו…
זה יכול לעזור לנו לפקח אם הנגיף מתפשט במשרד שלך – 'חיישן רשת' סימפטומטי יכול להצביע על תחילת ההתפרצות:
עמיתים מחוברים היטב יכולים לשמש 'חיישני רשת' חברתיים. מכיוון שהם מתקשרים עם כל כך הרבה אנשים.
[בתמונה משמאל: חיישני הרשת הארגונים הם אנושיים… תמונה חופשית – CC0 Creative Commons – שעוצבה והועלתה על ידי OpenClipart-Vectors לאתר Pixabay]
.
.
החמישית – עודדו תקשורת הווירטואלית:
יום אחד של תקשורת, פנים אל פנים, יכול להיות שווה יותר מ- -1,000 מיילים…
מחקרים מראים כי פנים אל פנים הוא אמצעי התקשורת היעיל והעשיר ביותר; וכי עובדים יכולים לקצור את היתרונות של הקשר החברתי, לא רק באמצעות מערכות יחסים אינטימיות עמוקות, אלא גם באמצעות שיחה קצרה וקלה עם עובד-מכר.
[מקור התמונה משמאל: Photo by cottonbro from Pexels]
שיחות וידאו טובות מאוד לצורך זה, מכיוון שהן מאפשרות רמזים חזותיים ושמעיים רבים, של מחוות, שפת גוף וטון. כמו כן, ניתן להקליט ולשחק מחדש פגישות וירטואליות עבור מי שזקוק למידע ששותף.
יחד עם זאת, כדאי לא לקבוע מסמרות. מחקרים מלמדים, שמנהלים בעלי ביצועים גבוהים מתאימים את אמצעי התקשורת המתאימים למשימה, העומדת על הפרק. זכרו כי לא תמיד יש צורך בפגישות; שהרי, באיזו תדירות ישבנו לפגישה בת שעתיים, שלאחריה, הבנו שדוא"ל היה מספיק?
לסיכום:
האופן שבו חברות תתמודדנה עם הקורונה, יעצב את המותג שלהן – ואת תרבותן למשך עשרות שנים. הדבק המחזיק ארגונים, איננו, בהכרח, שטח המשרד הפיזי; אלא הכוח, החוסן והקשר ההדדי של רשת העובדים. תכננו את האסטרטגיה המחודשת שלכם סביבם!
[הכרזה: ייצור ידע]
Valdis Krebs הוא יועץ ארגוני, מפתח תוכנות רשת והמדען הראשי והמייסד של חברת Orgnet LLC, קליבלנד / אקרון, אזור אוהיו (Cleveland/Akron, Ohio Area). הוא מדען המתמחה בניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis – ONA), בניתוח נתונים ובהדמיה חברתית, יחסית, רב-מודאלית, כדי לעזור ללקוחות בפרויקטים של שינוי והסתגלות ארגונית.
