אינג' שרית אונגר-משיח (ראו תמונה משמאל) היא מומחית לניתוח רשתות ארגוניות (Organizational Network Analysis - ONA), ושותפה בחברת 'ייצור ידע'. שימשה בעשור האחרון כמנהלת הידע של חברת TECI.
* * *
האתגר: "לבנות מצגת אפקטיבית"...
המצגת איננה מטרה, אלא אמצעי להשגת מטרות מגוונות! על כן, נכון תמיד, להתייחס בחשדנות למרשמי אינסטנט; ותמיד לבדוק, האם הפורמט שבחרנו הוא הטוב ביותר להשגת אותה מטרה!אבל, אחרי שאמרנו את זה, יש בכל זאת כמה כללים, שראוי לזכור, גם אם לעתים אנחנו עוברים עליהם, משום שלדעתנו, נשיג את מטרתנו ביתר אפקטיביות, בגישה שונה!
זכרו: מחקרים מלמדים כי אחרי שיעור אנחנו זוכרים רק 7% מהחומר הנלמד!! מקדו את המסרים במצגת למה שאתם רוצים ששומעיכם יזכרו!
[להרחבת המושג: 'מטרה של מערכת', לחצו כאן] [להעמקה בנושא ה'מגוון', לחצו כאן] [להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן]
שלושה כללים בבניית מצגת:
- מעט טקסט: הקהל מתבונן במצגת בזמן שהוא מקשיב לכם, לכן המצגת צריכה לעזור לכם להעביר את הנושא בדרכים ויזואליות מגוונות.דבר נוסף, מה שרואים במצגת צריך להשלים את הדברים שלכם או להמחיש אותם.
- משפטים קצרים: כתיבת משפטים קצרים תאפשרלמאזינים להיות קשובים ולקרוא ולהבין את העיקר. השימוש יעזור למרצה להתמקד בעיקר.
- מה כדאי לרשום? א. משפט אחד מרכזי שמסכם את הנושא; ב. מסר אחד בכל שקף.
- ויזואליות: שימוש באמצעים ויזואליים (תמונות, גרפים וסרטים) עוזר לדובר להעביר את המסר שלו.
תמונות שקשורות לנושא מעוררות חשיבה; וגרפים ותרשימים מעבירים מידע בצורה מוחשית שאפשר להבין ולפרש במהירות.
הסתכלו על הפרטים הבאים בשקף הבא: מעט טקסט ,משפט קצר וויזואליות:
איך הופכים טקסט שמוצג בנקודות לויזואלי? (ראו המחשה בהמשך)
- תמצות: נבחר את המילה החשובה ביותר.
- יצירת היררכיה בטקסט: נכתוב את המילה החשובה בגודל שונה.
- סידור הטקסט: המילה החשובה תכתב מעל; ומתחת, ייכתב שאר הטקסט בתוך תיבת טקסט במרכוז לאמצע.
- ויזואליות: נוסיף אמצעי ויזואלי שימחיש את הכתוב.
- עיצוב : נצבע את המילה החשובה . מחקרים מלמדים כי צבע מעלה את הרצון לקרוא ב -80%.
המחשה
נאמר שברצוננו להציג את הנקודות הבאות: "...- כשהארגון צעיר מתפתחים התהליכים, באופן טבעי, בדרך של התארגנות עצמית. ארגון בוגר ממפה את תהליכי העבודה שלו, מתעד אותם ומטייב אותם.
- השליטה על תהליכי העבודה מאפשרת איתור חסמים ארגוניים (כמו צווארי בקבוק); ושליטה על איכות המוצרים / השירותים.
- למרות שכמות תהליכי העבודה בארגון רבה, רק כמות קטנה של תהליכי ליבה עושה באמת את ההבדל; ובהם צריכים מנהלים להתמקד במסגרת מה שמכונה: ניהול איכות..."
שלב 1: תמצות
נקרא כל שורה ונבחר ממנה את המילה/מילים החשובות ביותר. במקרה שלנו, זו המילה: "תהליכים".
שלב 2: יצירת היררכיה בין המילים במשפט
נגדיל את המילה שבחרנו:
שלב 3: סידור הטקסט
ביצוע שלושת השלבים עבור שלושת הסעיפים:
שלב 4 : ויזואליות
ישנם מגוון אתרים שמאפשרים להוריד מהם תמונות, אייקונים, סרטונים וג'יפים.נמשיך את הדוגמה בהוספת אייקון לכל סעיף.
נחפש אייקון באתר שניתן להוריד ממנו איקונים בחינם. למשל: https://thenounproject.com/
החיפוש מתבצע באנגלית בלבד . נחפש את המילים: "Organizational barriers". לא נמצא אייקון מתאים.
נצמצם את החיפוש למילה אחת : barriers. קיבלנו 1,945 אייקונים!
נמצאו 1945 אייקונים שמתאימים,נבחר את האייקון שמתאים לנו.
חיפוש אייקון עבור שלושת הסעיפים:
שלב 5 : עיצוב
נצבע את המילים החשובות כדי שתבלוטנה:
כללים טכנים
- מבנה אחיד לכל השקופיות: שדות, כותרת,רקע גופנים, מספור סעיפים ותתי סעיפים.
- צבעים אחידים: כותרות וסעיפי משנה
- רקע: השתדלו לא להשתמש ברקעים מוכנים שאינם מתאימים למטרת המצגת
- צבעי הרקע לא אמורים להפריע לתוכן השקף או למשוך את תשומת ליבו של הצופה. כדי שהצופה יתמקד בטקסט או באמצעי הויזואלי
- כמות מומלצת של טקסט: בין 5 ל-7 מילים בשורה.
-
- גודל כתב: לא פחות מ- 32 נק. כותרת בין 40 ל-44 נק'
- כמות השקופיות: לא לחשוש מכמות השקופיות – עדיף הרבה שקופיות לא עמוסות.
- זמן להצגת שקופית :בין 30 ל-60 שניות לשקף
- רצוי להימנע מצלילים ואפקטים של אנימציה בין ובתוך השקפים - אלא אם הם תורמים להבהרת התכנים
צבעים מעבירים מסר ולכן נבחר את הצבע לפי המסר שאנחנו רוצים להעביר:
- כחול – הצבע הפופולארי ביותר. מעביר רוגע, רצינות, יעילות וסמכותיות.
- ירוק – רקע טוב עבור מצגת שדורשת מעורבות. משדר רעננות.
- סגול – מרשים. כדאי להשתמש בגוונים כהים לרקע, גוונים בהירים להבלטות.
- אדום – דומיננטי ומושך תשומת לב, טוב להדגשה, לא מומלץ לדיונים.
- כתום – טוב לניגודיות עם צבעים כהים ולהדגשות. משדר כוח ועוצמה.
- צהוב – מגרה חשיבה ומקדם החלטות. שמחה, אופטימיות וחמימות. שימוש רב בצבע זה מטריד ראיה.
- שחור – ניטרלי.
- לבן – ניטרלי, טוב כטקסט על רקע כחול או רקע כהה אחר. משדר רעננות ותקשורת.
דבר נוסף שחשוב להקפיד: תמיד לבחור בצבע בהיר לכתב על רקע שקופית כהה, צבע כהה על רקע שקופית בהיר.
[בתמונה: צבעים מעבירים מסר... בעל הזכויות בתמונה זו לא אותר. לכן, השימוש נעשה לפי סעיף 27א' לחוק זכויות יוצרים. בעל הזכויות הראשי, אנא פנה ל: yehezkeally@gmail.com]
ושוב: לכל כלל יש יוצא מן הכלל
- תהיו גמישים.
- המצגת היא אמצעי להשגת מטרה.
- הגדירו לעצמכם את המטרה; ובדקו, האם המצגת מסייעת לכם להשיג אותה.
- אם לא, שנו אותה בהתאמה!
