[בתמונה: איך אמור מנהל להקדיש את זמנו? תמונה חופשית שהועלתה על ידי David Lofink לאתר flickr]

לחברנו, איתמר דישון, בתודה על הכל...

המאמר עודכן ב- 30 באוקטובר 2021

ד"ר פנחס יחזקאלי ואינג' שרית אונגר-משיח הם מומחים לניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis). ושותפים בחברת 'ייצור ידע'.

זהו מאמר שני מתוך שניים, העוסק בחלוקת הזמן של מנהלים. למאמר האחר:

• יחזקאלי ואונגר משיח: למה אמור מנהל להקדיש את זמנו?

*  *  *

"האם יש לכם נוסחה כיצד אמור מנהל בכיר לחלק את זמנו?" המשיך חברנו החכם לאתגר אותנו...

ראשית חכמה, ראוי לציין חמישה קריטריונים שלפיהם נכון לחלק את הזמן:

• למעלה, מול הדרג שמעליו;
• למטה מול עובדיו;
• לרוחב מול השווים לו בארגון;
• החוצה לסביבה המשימתית, מול הציבור, התקשורת, ארגונים ומוסדות רלוונטיים, לקוחות, ספקים וכדומה.
• ופנימה, לעצמו.

[למאמר קודם: 'על מה אמור מנהל להקדיש את זמנו?', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

[בתמונה: איך אמור מנהל לחלק את זמנו? תמונה חופשית שהועלתה על ידי MaxTorrt לאתר flickr. הכרזה: ייצור ידע]

אבל, כמה צריך להקדיש לכל תחום ותחום?

הדבר משתנה, ותלוי בגורמים רבים: אופי המנהל; אופי אלה שמעליו; ומידת הוותק שלו בתפקיד.

כיוון שמנהל מתחיל אינו רשאי להזניח אף לא אחד מהתחומים הללו, ניתן להגדיר את המצב הראשוני הרצוי בתחילת התפקיד כחלוקה שווה של זמן בין כל חמשת הקריטריונים, 20% מהזמן לכל תחום:

[בתמונה: חלוקת הזמן של מנהל מתחיל... תמונה חופשית שהועלתה על ידי MaxTorrt לאתר flickr. הכרזה: ייצור ידע]

כתבנו ה'רצוי' משום שלפחות קריטריון אחד אינו נשלט על ידי המנהל, וזהו הדרג הבכיר ממנו. מידת הזמן שדרג זה נוטל לעצמו משתנה לפי אופי הבכיר, וסוג העיסוק. יש דרג ממונה ה'שורף' זמן ניהול רב מהדרג שמתחתיו ויש כאלה שמאצילים סמכויות. יש גם תחומי עיסוק הדורשים, למשל, חיכוך גדול יותר בין הדרגים. ככל שרמת התלות של מנהל בבכיר ממנו גדולה יותר, יגדל הצורך בזמן עבודה מולו, בהתאמה! הניסיון מלמד שהדרג הבכיר צורך בין 5% ל- 30% ממשאבי הניהול.

[תמונת ה- GIF שמשמאל היא תמונה חופשית שהועלתה מאתר GIFER. שם היוצר אינו מוזכר]

אם זכה המנהל בדרג בכיר המתייחס למשאבי הניהול שלו בכבוד, וצורך פחות מ- 20% מהם, הוא יכול להשקיע את הזמן העודף בתחומים האחרים; ולהפך: אם הוא 'שורף זמן', אין מנוס מקיזוז הזמן הזה מהקריטריונים האחרים.

תרבות של שיתוף פעולה חוסכת זמן ניהול

אם הצליח המנהל החדש לזכות בזמן פנוי מהדרג הבכיר, נכון לטעמנו, להשקיע אותו בתחילה בדרג הכפיפים. זה הדרג העיקרי, שבו השקעה נכונה בטווח הקצר, תניב למנהל זמן ניהול פנוי רב בטווח הארוך! 

הדרך לכך היא באמצעות פתיחת 'צווארי בקבוק' מבניים (תסמונת 'הכל דרכי'...), האצלת סמכויות והשלטת תרבות של שיתוף פעולה: יש לבטל כל חסם, שמונע מהעובדים ליצור קשרי עבודה האחד עם רעהו, אם הם סבורים ששיתוף פעולה זה יהפוך אותם אפקטיביים יותר.

אם חלק ממנהלי-המשנה אמורים להתחלף, אחד הקריטריונים העיקריים שלפיהם אמור מנהל-משנה חדש להיבחר הוא מידת רצון שלו לשתף פעולה עם אחרים. קריטריון זה ניתן לאיתור באבחון רשתי (ניתוח רשתות ארגוניות, ONA):

[למאמר: 'אחריות, סמכות, העברת סמכויות והאצלת סמכויות', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'שיתוף פעולה', לחצו כאן] [לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

[בתרשים: חלוקת עובדי ומנהלי הארגון בסדר יורד לפי רצונם לשתף פעולה. [מפת הרשת עובדה במערכת לאבחון ולניתוח רשתות ארגוניות EFRON, חברת 'ייצור ידע']

 זה המקום לחזור שוב אל נוסחת ההצלחה של אדיג'ס, אותה הסברנו בהרחבה במאמר הקודם שעסק בתחומים שלהם אמור מנהל להקדיש את זמנו (יחזקאלי ואונגר-משיח, 2016) [ להגעה למאמר הקודם לחצו כאן]. ההשקעה בכפיפים ובשווים -באוריינטציה של פתיחות ושיתוף פעולה - תיטיב עבורנו את המכנה בשבר שבנוסחה:

למאמר:

בדרך כלל קורה ההפך: מנהלים נסחפים לתת ניהול בעבודה עם כפיפים, והופכים להיות 'צווארי בקבוק'. הם מדכאים את קשרי העבודה בין העובדים ומזניחים את טיפוח קשרי הרוחב, בתוך ומחוץ לארגון.

ככל שייטב המצב במכנה, ישתחרר יותר ויותר זמן לטייב גם את המונה. משמע, לטייב גם את קשרי הרוחב בתוך הארגון, ואת הקשרים מחוץ לארגון אל הסביבה המשימתית.

ומה עם הזמן הפנוי של המנהל?

זהו הזמן שהכי חשוב למנהל לשמור, והכי קל לאבד אותו.

• את הזמן הזה יכול מנהל להשקיע בקבלת היזון חוזר מעובדים, ממנהלי משנה, מעמיתים, מלקוחות מספקים ועוד.
• הוא אמור לבחון ולחפש נקודות תורפה בתכנית האסטרטגית, לאתר סטיות מהחזון, וחוסר התאמה בין החזון ליעדי הארגון.
• יתירות הזמן הזו יכולה גם לשמש אותו במקרים של תוצאות בלתי צפויות שליליות (התמודדות) ו/או חיוביות (ניצול הצלחה).

[להרחבת המושג: 'סביבה משימתית', לחצו כאן]

[תמונת ה- GIF שמשמאל היא תמונה חופשית שהועלתה מאתר TENOR. שם היוצר: JaasielTorres]

אז איך תראה חלוקת זמן אופטימלית של מנהל ותיק?

החלוקה הנכונה - האופטימלית - לטעמנו, היא זו:

• למעלה: 5% בתקווה שהדרג הבכיר לא 'ישרוף זמן' נוסף...
• למטה: 10%בלבד, אחרי שהמנהל הצליח המנהל שלנו להפחית את השקעת הזמן בכפיפים דרך האצלת סמכויות, 'פתיחת צווארי בקבוק' והשלטת תרבות של שיתוף פעולה.
• לרוחב: 30%: זוהי, בדרך כלל נקודת תורפה משמעותית בארגונים, אולם היא קריטית להשגת פרודוקטיביות ארגונית.
• החוצה: 35%: מעצם תפקידו, המנהל הוא בעל הקשרים הרבים ביותר החוצה, והוא גם המתאים ביותר לנצל אותם שם באותן האופטימלי.
• ופנימה: 20%, ללא שינוי.

[בתמונהחלוקת הזמן האידאלית של מנהל וותיק... תמונה חופשית שהועלתה על ידי MaxTorrt לאתר flickr]

[למאמר קודם: 'על מה אמור מנהל להקדיש את זמנו?', לחצו כאן]

מקורות והעשרה

• פנחס יחזקאלי (2014), ניתוח רשתות ארגוניות, ייצור ידע, 23/4/14.
• פנחס יחזקאלי, שרית אונגר-משיח (2016), על מה אמור מנהל להקדיש את זמנו?, 20/12/16.
• פנחס יחזקאלי (2014), ניתוח רשתות ארגוניות, ייצור ידע, 23/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), סביבה משימתית של ארגון, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2019), אחריות, סמכות, העברת סמכויות והאצלת סמכויות, ייצור ידע, 18/9/19.
• פנחס יחזקאלי (2014), שיתוף פעולה, ייצור ידע, 12/4/14.
• יחזקאלי ואונגר משיח (2016), למה אמור מנהל להקדיש את זמנו?, ייצור ידע, 20/12/16.