[בתמונה: ניתוח עיסוקים - חקר עיסוקים - ניתוח תפקידיםמקור התמונה: Photo by Karolina Grabowska from Pexels]

[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן]

לעמיתתי המיוחדת, ד"ר אושרית כספי ברוך, שהפיקדון שהפקידה בידי מוכן לפרעון בכל עת...

המאמר עודכן ב- 13 במאי 2022

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

*  *  *

כשארגון מגייס עובדים הוא מפרסם סוג של קריאה למועמדים פוטנציאליים. בעבר הייתה זו מודעת דרושים (ראו דוגמה למטה), המתפרסמת בעיתונים ובה, פירוט של דרישות התפקיד. כיום, המסרים הללו מועברים באופן דיגיטלי, בדרכים שונות ולגורמים שונים (כמו חברות השמה או 'ציידי משרות' למשל) (ראו דוגמה למודעת דרושים למטה).

אבל איך ידע הארגון מהן הדרישות של אותו תפקיד?

חלק מעבודתה של מחלקת משאבי אנוש בארגון הוא יצירת מאגר ידע ("Knowledge") ארגוני, דינאמי (כי דברים משתנים כל העת...), המפרט את העיסוקים של כל תפקיד ותפקיד; וזה נושא המאמר שלנו.

[להרחבת המושג 'ידע', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'דינאמיות', לחצו כאן]

[במודעה: דרושים עובדים... למקור המודעה, לחצו כאן. אנו מאמינים שאנו עושים בתמונה שימוש הוגן]

ניתוח עיסוקים - המשגה

ניתוח עיסוקים (job analysis) הוא אחד מתשתיות הידע החשובות של הארגון. זהו תהליך מוגדר של איסוף מידע מפורט על הפעילויות המבוצעות במסגרת כל תפקיד, לצורך קביעת הנתונים הנדרשים מכל עובד על-מנת לבצע פעילויות אלה ברמה אופטימלית.

ניתוח העיסוקים משרת מטרות ארגוניות רבות, כמו: 

• גיבוש קריטריונים לגיוס עובדים לתפקידים שונים;
• לצרכים של מיון עובדים;
• להערכת ביצועים;
• הערכת ביצועים, כדי קבוע קריטריונים של ביצוע לצורך הערכה;
• לפיתוח תכניות הדרכה המותאמות לצורכי התפקיד;
• לקביעת סולמות שכר ותגמולים אחרים לעובדים;

וכדומה.

קיימות שתי דרכים לביצוע ניתוח עיסוקים

1. השיטה האיכותנית: תיאור מילולי של מאפייני העיסוק;
2. השיטה הכמותית: ניתוח תהליך העבודה באופן כמותי ומדויק.

[התרשים: 'ייצור ידע']

ההבדל בין שתי הגישות מוסבר בטבלה הבאה:

שיטה	מאפיינים	תוצאה	יתרונות	חסרונות
איכותני	תיאור מילולי	מסמך המתאר במילים את העיסוק	שיטה קלה, עלות נמוכה	חוסר אחידות, חוסר אובייקטיביות
כמותי	מספרים מדויקים	תיאור מדויק, בערכים מספריים	שיטה אחידה ואובייקטיבית (לפחות לכאורה), בסיוע עזרים ממוחשבים	מחייבת השקעה רבה של אנשי מקצוע

אם תרצו, יש פה חזרה מסוימת, בוגרת יותר לאלמנטים המדעיים בתיאורית הניהול המדעי של פרדריק וינסלאו טיילור. האדם כבר איננו בורג במכונה; אבל, בעזרת כלים ממוחשבים אנחנו שוב משרטטים את תהליך העבודה המיטבי, באופן מדעי. [תמונתו של פרדריק וינסלאו טיילור משמאל, היא נחלת הכלל]

ערכים מוספים של ניתוח עיסוקים ארגוני (אלפסי, ללא תאריך)

• זיהוי עומסים וחלוקת עומס בין תפקידים.
• חוסר יעילות הנובע מכפילויות / חוסרים בתחומי אחריות.
• בחינת המתאם בין המבנה הארגוני לבין הגדרת התפקידים.
• ריכוז מידע על ליקויים בתהליכי עבודה.
• זיהוי פערים בין עובדים שונים באותו תפקיד

ניתוח העיסוקים כולל שני מרכיבים עיקריים (בן ישי, 2020):

1. תיאור העיסוק: אופי התפקיד, מיקום אירגוני ותחומי אחריות וסמכות. תנאי העבודה – כולל סיכונים, הגבלות גופניות, פעילות גופנית. שעות העבודה, סוג החוזה; קרבה למקצועות אחרים ומגעים בינאישיים; וכדומה;
2. דרישות העיסוק: מאפיינים אישיים - גיל, השכלה, הכשרה, כישורים רפואיים אישיותיים ושכליים.

[התרשים: 'ייצור ידע']

אנו יכולים למצוא את שני המרכיבים הללו: תיאור העיסוק ו- דרישות העיסוק בתוך מודעות הדרושים. הנה דוגמה טובה לכך במודעת הדרושים למטה: המודעה מכילה את שני המרכיבים כמפורט:

• תיאור העיסוק: "נכונות לעבודת בוקר/ערב לסירוגין, מוכנות לחתימה על חוזה לטווח ארוך."
• דרישות העיסוק: "צעירה בנפשה, נמרצת, אחרי צבא, 12 שנות לימוד, הופעה וכו'."

לעיתים - כפי שניתן לראות במודעת הדרושים של עובדים בתחום הסייבר בתחילת המאמר - ניתן במודעות הדרושים דגש בעיקר על דרישות העיסוק; ואם העובד מתקדם בשלבי הגיוס, עובר הדגש בתהליך לתיאור העיסוק.

[התרשים: ד"ר אושרית כספי ברוך]

דרשות העיסוק: מודל ידע-מיומנות-יכולות (KSA - Knowledge Skills Abilities)

המודל הזה, של חקר העיסוקים, בוחן אם מאפייניו של מועמד לתפקיד המאפשרים לו לבצע עיסוק. הוא עונה על השאלה: אילו יכולות מיומנויות וידע נדרשים כדי לבצע את העבודה כראוי? המאפיינים הללו ניתנים לצפייה למדידה.

• ידע (knowledge): שליטה בתחום ידע מסוים בעל אופי עובדתי;
• מיומנויות (skilles): יכולת תפעול ידני או שכלי של דברים;
• יכולות (abilities): היכולת לבצע פעילות או משימה.

כך לדוגמה: מועמד לתפקיד עו"ד למשרד עורכי דין נדרש ל:

•  K ידע - "ידע בדיני חוזים"
• S מיומנויות - "מיומנויות בהפעלת מחשב, שליטה במאגרים משפטיים"
• A יכולות - "יכולת ניתוח טובה של חומר משפטי"

[התמונה משמאל היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי PanJoyCZ לאתר Pixabay]

איך נראית תבנית שלמה של ניתוח עיסוקים בארגון? (אלפסי, ללא תאריך)

• הקשר ארגוני: יעוד התפקיד; כפיפות ארגונית; סביבת העבודה;
• תיאור התפקיד: תחומי אחריות; תהליכי עבודה עיקריים; מטלות עיקריות; סמכויות;
• ממשקים ארגוניים: ממשקים פנים ארגוניים; ממשקים חוץ ארגוניים (לקוחות, ספקים);
• דרישות התפקיד: דרישות בסיסיות, כמו: השכלה, הסמכה, ניסיון; ודרישות אישיות, כמו: מאפיינים, כישורים ויכולות אישיים.

[למצגת הדרכה של נציבות שירות המדינה, איך לבנות ניתוח עיסוקים, לחצו כאן]

[לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן]

מקורות והעשרה

• יחזקאלי פנחס (2014), ידע, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), דינאמיות, ייצור ידע, 11/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2021), תכנון משאבי אנוש, ייצור ידע, 31/1/21.
• פנחס יחזקאלי (2021), פירמידת תשואות הגיוס והאופטימיזציה של תהליך הגיוס, ייצור ידע, 21/3/21.
• אבי אלפסי יזרעאל (ללא תאריך), ניתוח עיסוקים, אתגרים.