פנחס יחזקאלי: אחריות, סמכות, העברת סמכויות והאצלת סמכויות

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

[לאוסף המאמרים על סמכות, אחריות ואחריותיות, לחצו כאן]

עודכן ב- 17 בדצמבר 2022

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדיניות של המכללה לביטחון לאומי, צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

*  *  *

בסוף 1812, כשמפלת ה'גראנד ארמה'  הצרפתי המפואר ברוסיה הייתה לעובדה מוגמרת, הבין נפוליאון בונפארט שצבא זה אבוד; שהזמן דוחק ושעליו למהר ולחזור לצרפת ולארגן צבא חדש, אם ברצונו להילחם על מעמדו באירופה אחרי התבוסה ברוסיה.

בעיר סמורגון במה שעכשיו, בלארוס, העביר את הפיקוד על שרידי הצבא לגיסו, מפקד הפרשים מירא, והוא עשה זאת בשלוש מילים: "שלך, מלך נפולי" (תוארו של מירא); והסתלק.

משמע, נפוליאון האציל את סמכויות הפיקוד על הגראנד ארמה למירא, כל הסמכויות לפיקוד על הצבא הועברו אליו, בהיעדר הקיסר, והוא היה האחראי על כך בפניו (הרסגור ופוקס, 2010, ע' 31).

אז מי בעצם היה אחראי על 'הגראנד ארמה' ועל ביצועיו אחרי האצלת הסמכות ועזיבת נפוליאון? נפוליאון או מירא? אבל, האם האצלת הסמכויות הזו משמעה שנפוליאון העביר לו גם את האחריות?

[בתמונה: שרידי הגראנד ארמה חוזרים בדרך הארוכה הביתה... מי אחראי? כלפי מי? התמונה נוצרה והועלתה לויקיפדיה על ידי Blaue Max. קובץ זה הוא בעל רישיון Creative Commons להפצה, תחת רישיון זהה, גרסה: CC BY-SA 4.0]

מאמר זה דן במושגים הללו של אחריות, סמכות, העברת סמכויות והאצלת סמכויות, ובהבדלים ביניהם.

אחריות מהי?

אחריות (Responsibility) היא חובתו של עובד/מנהל להשלים את המשימות שהוטלה עליו. האחריות הזו תקפה גם למצבים שבהם המשימות לא הושלמו; ללא רלוונטיות להסברים או לתירוצים.

האחריות זורמת מלמטה למעלה (אני אחראי כלפי הממונה עלי). דרגי הניהול ברמות, הבינונית והתחתונה, מחזיקים באחריות רבה יותר.

[בתמונה: כרזת אינטרנט אחרי מותם של חניכי המכללה הקדם צבאית בנחל צפית, אפריל  2018. המקור: פייסבוק]

אחריותיות מהי?

אחריותיות (Accountability) נובעת מקבלת אחריות. משמעה, מתן דין וחשבון: לתת הסבר לממונה על כל שונות בביצועים בפועל, מהציפיות שנקבעו. בשרות הציבורי, האחריותיות היא גם כלפי הציבור, שהוא בעצם 'בעל הבית'.

אחריותיות לא ניתנת להאצלה! אחריות. משמע, אם האחריות הוטלה על גורם מסוים והוא האציל סמכויות לדרגים שמתחתיו, חובת האחריותיות תחול עליו. להיות אחראי משמעו שיש לך היכולת להשיב לשאלות שבתחום אחריותך ולהיות אחראי לתוצאה הסופית. לא ניתן להתחמק מאחריות

[להרחבת המושג: 'אחריותיות', לחצו כאן]

סמכות מהי?

סמכות (authority) היא יכולתו של עובד/מנהל להשתמש במשאבים ולהקצותם ביעילות, לקבל החלטות ולתת הוראות כדי להשיג את היעדים הארגוניים. הסמכות חייבת להיות מוגדרת היטב. כל העובדים שיש להם סמכות צריכים לדעת מה היקף הסמכות שלהם. רשות זו היא הזכות לתת הוראות/הנחיות ופקודות.

ככל שהמדרג עולה, כך עולה הסמכות, ולניהול ברמה העליונה יש את הסמכות הרבה ביותר.

אחריות ללא סמכות מספקת מביאה לתסכול ולחוסר שביעות רצון וחוסר שביעות רצון בקרב העובדים.

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי skeeze לאתר Pixabay]

האצלת סמכויות מהי? המשגה

מנהל לבדו אינו מסוגל לבצע את כל מטלותיו. על מנת לעמוד ביעדים, עליו להאציל סמכויות.

האצלת סמכויות (Delegation of authority) מטילה על האחר חלקים מעבודתו של המנהל. היא מעבירה סמכויות לביצוע לדרג נמוך יותר, כאשר האחריות נותרת בידי המאציל. ניתן להגדיר אותה גם כהקצאת משנה של סמכויות לפקודים, כדי להשיג תוצאות אפקטיביות. לכן, האצלת סמכויות הוא העוגן של יחסי כפיפות והיררכיה ואחד ממושגי הליבה של מנהיגות ניהולית. 

סמכות תמיד זורמת מלמעלה למטה (Top Down). זה מסביר כיצד כפיף מקבל עבודה מהממונה עליו, על ידי הסבר ברור, על מה שמצופה ממנו וכיצד עליו לעשות זאת. הסמכות צריכה להיות מלווה באותה מידה של אחריות. אבל, חלוקת הסמכות למישהו אחר אין פירושו בריחה מהאחריות. אחריות המואצל היא כלפי המאציל, שממשיך לשאת באחריות כלפי הדרג שמעליו.

האצלת סמכויות מחייבת שלושה צעדים מצד הממונה המאציל:

  1. הקצאת משימות;
  2. מתן סמכויות בהתאמה;
  3. יצירת חובת אחריותיות מצד המואצל.

העברת סמכויות

העברת סמכויות, היא נטילת הסמכות מכפיף אחד על ידי הממונה, והעברתה לכפיף אחר. כך לדוגמה, רשאי ראש הממשלה על פי חוק, להעביר סמכות הנתונה על פי חוק לשר אחד, כולה או מקצתה, לשר אחר.

[מקור התמונה: פייסבוק]

בהירות של סמכות ואחריות

האופן שבו זורמת הסמכות בארגון ניתן אבחון ולניתוח באבחון וניתוח רשתות ארגונית (Organizational Network Analysis). המושג הרלוונטי בתחום זה הוא בהירות של סמכות ואחריות או בהירות של קשרי היררכיה  היא מידת המודעות של העובדים מהי הסמכות הישירה שמעליהם; ועבור מי הם מהווים סמכות. מקובל שבארגון במיטבו, הרמה הצפויה של בהירות היא 75% מכלל קשרי היררכיה. זאת כיוון ש:
  • עודף סמכותיות בעייתי לארגון, כי הוא מקטין את הגמישות, ומונע מהעובדים שיתוף פעולה.
  • מצד שני, כשהטשטוש גדול מידי, זה עלול ליצור כאוס בתפקוד, ולהקשות על הארגון להשיג את יעדיו.

קשרי היררכיה

[בתמונה: קשרי היררכיה בסניף בנק - רמת בהירות של 100%... מפת הרשת עובדה במערכת אבחון ולניתוח רשתות ארגוניות Aurora, חברת TECI]

[להרחבה בנושא 'ניתוח רשתות ארגוניות - ONA', לחצו כאן] [להרחבת המושג: בהירות של סמכות ואחריות] [להרחבת המושג: 'קשרי היררכיה', לחצו כאן] [להרחבת המושג: 'כאוס', לחצו כאן]

כשל ניהולי מוכר הוא מתן סמכויות זהות לגורמים שונים, אם בשל בלבול ואם כשיטה להגברת שליטה (הפרד ומשול...). אם פתחנו בנפוליאון, אז נמשיך עימו גם לדוגמה הזו:

במסגרת ההכנות לקרבות יינה ואוורשטט נגד הפרוסים, ב- 14 באוקטובר 1806, וכיוון שנתאחר לצאת מפריז, הוא האציל סמכויות כמפקד הכוחות הלוחמים נגד פרוסיה, לראש מטהו, המרשל ברטייה.  "בעוד ברטייה עמל על פקודת הקרב, שכח זאת נפוליאון ומינה מרשל אחר, את מירא, מפקד הפרשים. בשעה שמירא הכין את פקודת הקרב שלו, כבר הגיע נפוליאון למיינץ שבה תכנן לפגוש את כולם. אבל, ברטייה ומירא לא היו שם, והוא כבר שכח שמינה אותם, והחל לעבוד - בדרכו לבמברג - על קובץ פקודות משלו. כשהקובץ הזה חולק למפקדי הקורפוסים שלו, הוא היה כבר השלישי שהחזיקו. מבולבלים יותר לא יכלו להיות...". בסוף, ניצח נפוליטון ביינה ואוורשטט מהסיבות הלא נכונות... (הרסגור ופוקס, 2010, ע' 29).

[בתמונה: נפוליאון סוקר את המשמר הקיסרי לפני קרבות יינה ואוורשטט. התמונה היא נחלת הכלל]

מה בין סמכות לאחריות?

סמכות היא הזכות החוקית של ממונה להפעיל עוצמה על פקודיו; בעוד שהאחריות היא חובתו של האדם לבצע את תפקידו בהתאם להנחיות הממונים. זה רק באמצעות סמכות, מנהל מפעיל שליטה. באמצעות הפעלת השליטה - הסמכות, הממונה דורש אחריות מהכפופים לו.

אם מנהל השיווק מכווין את מפקח המכירות למכסה של 50 יחידות מכירה בחודש; וההנחיה לא מבוצעת, אזי מנהל השיווק יהיה זה האחראי בפני המנכ"ל. לכן ניתן לומר, שהסמכות זורמת מלמעלה למטה (Top Down) והאחריות זורמת מלמטה למעלה. (Bottom Up).

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי CopyrightFreePictures לאתר Pixabay]

ריכוז ההבדלים בין סמכות לאחריות:
סמכות אחריות
סמכות היא זכותו החוקית של ממונה לשלוט על פקודיו. חובתו של הכפיף לבצע את העבודה שהוקצתה לו.
סמכות מחייבת השקעת תשומת לב ניהולית. אחריות נובעת ממערכת יחסים בין ממונה לכפיף, שבמהלכה הוא מוכן ליטול על עצמו חובה שהוטלה עליו.
סמכות ניתנת להאצלה לדרג נמוך יותר. האחריות מוחלטת ובלתי ניתנת להעברה.
סמכות זורמת מלמעלה למטה. אחריות זורמת מלמטה למעלה (העובד אחראי כלפי המנהל).

[לאוסף המאמרים על סמכות, אחריות ואחריותיות, לחצו כאן]

מקורות והעשרה