פנחס יחזקאלי: שלבי הגיוס של העובדים

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי quicksandala לאתר Pixabay]

[לאוסף המאמרים על גיוס ומיון עובדים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן]

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

*  *  *

גיוס עובדים ומיונם (recruitment) הם כלל הפעולות הנעשות במסגרת התהליך של זיהוי עובדים פוטנציאליים הדרושים לארגון; איתורם, הבאתם לראיון; בחירה בעובדים הנכונים מביניהם והחתמתם על חוזה העסקה. במילים אחרות, זוהי כל פעולה נדרשת, מרגע שזוהה צורך במשאב אנושי ועד למילוי אותו פער.

נגדיר שבעה שלבים בתהליך המיון והגיוס (ראו תרשים למטה):

  1. השלב המקדים: הגדרת צרכים, ניתוח עיסוקים והגדרת תפקיד;
  2. הגדרת כלי המיון והאופטימיזציה של התהליך;
  3. איתור ראשוני ופרסום מודעה;
  4. קבלת טפסי קורות חיים;
  5. מיון קבוצתי;
  6. ראיון אישי;
  7. והחלטה.

[הכרזה: ייצור ידע]

השלב המקדים: הגדרת צרכים, ניתוח עיסוקים והגדרת תפקיד

שלב זה אמור כבר להיות מוכר לנו; ועסקנו בו בהקשר של תכנון משאבי אנוש.

בהערכת המצב שבמסגרת התכנון, אנו מבצעים:

  • חיזוי של צרכי הארגון בעובדים: חוקרים את הארגון;
  • חיזוי של ההיצע העתידי: חוקרים את הסביבה;
  • הערכת פערים במשאבי אנוש בין הביקוש להיצע ומשמעותם;
  • הכנת תכנית לסגירת הפערים ויישומה. השורה התחתונה של התכנית הזו היא הצרכים שלנו במשאב האנושי.

גם בניתוח העיסוקים (job analysis) שמגדיר כל תפקיד, כבר עסקנו בנפרד: זהו תהליך מוגדר של איסוף מידע מפורט על הפעילויות המבוצעות במסגרת כל תפקיד; לצורך קביעת הנתונים הנדרשים מכל עובד. זאת, על-מנת לבצע פעילויות אלה ברמה אופטימלית. 

[להרחבה על תכנון משאבי אנוש, לחצו כאן] [להרחבה על הערכת המצב, שבמסגרת התכנון, לחצו כאן] [להרחבת המושג: חיזוי - ניבוי, לחצו כאן]

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי samuelchavelas לאתר Pixabay]

שלב שני: הגדרת כלי המיון והאופטימיזציה של התהליך

איך ממיינים כמות גדולה של קורות חיים; ושולפים ממנה את המועמדים הנכונים?

כשאנו מפרסמים מודעות דרושים - בארגון, בעיתונים, באתרים, ברשתות החברתיות - עשויים להגיע אלינו פניות רבות מאוד. חלקן יתאימו יותר וחלקן פחות, ומי שיצטרכו לבצע את המיון הם נציגיה של מחלקת משאבי האנוש בחברה שלנו. המשימה הזו תדרוש מאיתנו השקעה, של לא מעט משאבים וזמן, שכידוע שווה כסף.

בשלב זה נקבע מראש:

  • איזה כלים ישמשו אותנו לצורך המיון?
  • מה יכלול תהליך המיון;
  • מי יבצע כל שלב;
  • וכמה מועמדים נרצה לבדוק בכל שלב, כדי לאפשר מרחב בחירה אופטימלי.

האופטימיזציה של תהליך 

תהליך הגיוס עלול להיות יקר ו'לזלול' משאבים ארגוניים. על כן, כמו תהליכים ארגוניים אחרים, הוא זקוק לאופטימיזציה (מלשון אופטימלי: הטוב ביותר האפשרי!).

אז איך נדע, למשל...

  • כמה קורות חיים יש למיין כדי לגייס עובד אחד?
  • כמה מועמדים יש להזמין לראיון כדי לגייס עובד אחד?
  • כמה מועמדים יש לראיין כדי לגייס עובד אחד?
  • לכמה מועמדים אנחנו צריכים להציע את התפקיד כדי לגייס עובד אחד?

איך נוודא, שאנחנו לא מבזבזים משאבים סתם?

[להרחבת המושג: 'אופטימיזציה', לחצו כאן]

 

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי RobinHiggins לאתר Pixabay/ התרשים: 'ייצור ידע']

אחד הכלים לכך קרוי פירמידת תשואות הגיוס (recruitment yield pyramid). זהו כלי לאופטימיזציה של תהליך הגיוס. היא משמשת אותנו כדי לוודא שהשקענו במספר האופטימלי של עובדים פוטנציאליים שממנו יגויסו עובדי הארגון החדשים. היא גם משמשת לנו כהיזון חוזר האם מדדי האופטימום שלנו אכן נכונים.

היא נוצרת בדרך של מציאת התבנית / דפוס הפעולה הנכון של כמות העובדים הדרושים לכל שלב משלבי הגיוס; ומטבע הדברים, היא משתנה לפי מקצוע, לפי מחלקה ולפי ארגון.

[להרחבה בנושא פירמידת תשואות הגיוס, לחצו כאן] [להרחבת המושג: משוב - היזון חוזר, לחצו כאן] [להרחבה בנושא: תבניות/דפוסים חוזרים, לחצו כאן]

[התרשים: 'ייצור ידע']

שלב שלישי: איתור ראשוני ופרסום מודעה

מודעות הדרושים מיועדות למועמדים אקטיביים שמבקשים לעצמם עבודה (בניגוד לפאסיביים שעובדים אבל לא יתנגדו לשדרג אם פונים אליהם ויהיה להם כדאי. במודעות אלה ניתן לפרסם את הדרישות המדויקות מהמועמדים שאנו רוצים שיגיעו אלינו. המודעות יכולות לכלול:
  • תיאור קצר של הארגון;
  • שם התפקיד;
  • משימות מרכזיות;
  • כפיפות של בעל התפקיד;
  • כישורים מרכזיים הנדרשים מבעל התפקיד;
  • דרישות מחייבות – השכלה, מיקום גיאוגרפי, שפות, דרישה לרכב;
  • היקף המשרה;
  • תנאי שכר ותנאים סוציאליים – אופציונלי;
  • פרטי התקשרות ומגבלת זמן למשלוח קורות חיים.
[יוצר המודעה משמאל: שילוגו - עיצוב גרפי ומיתוג. אנו מאמינים שאנו עושים בתמונה שימוש הוגן] קיימים מספר עקרונות בספרות לגבי ניסוח המודעה ופרסומה:
  • מודעה קצרה ומנוסחת היטב – יש לשים לב שהכיתוב יהיה מובן גם לאנשים מחוץ לארגון.
  • פרסום במגוון מקומות – בתוך הארגון, באתר הארגון, באתרי דרושים רלוונטיים, בעיתונים מקומיים, בעיתונים ארציים ובלוחות מקוונים; וגם בתוך הארגון עצמו.
אבל, האמת היא שאין חוקים: מודעות בעלות אופי שונה מתאימות למקומות שונים ולמועמדים בעלי אופי שונה; וכל ארגון מוצא לעצמו, מהניסיון, את הדפוס הנכון עבורו.

[בתמונה: אין חוקים באמת לניסוח מודעות. כל אחד והדפוס שהצליח לו... בעל הזכויות בתמונה זו לא אותר. לכן, השימוש נעשה לפי סעיף 27א' לחוק זכויות יוצרים. בעל הזכויות הראשי, אנא פנה ל: yehezkeally@gmail.com]

בהנחה שאנחנו מפרסמים בעצמנו, יש אתרי דרושים חינמיים ויש אתרים בתשלום; ובלי לפרסם אתר זה או אחר, חיכוך עם השטח יוצר ידע. כדאי להקדיש לזה זמן, לבחון, להתחכך ולהחליט.

שלב רביעי: קבלת טפסי קורות חיים;

התוצאה של פרסום המודעה יהיה קבלת טפסי קורות חיים, המשמשים כאמצעי סינון ראשוני של אלו שאינם מתאימים באופן מובהק ויש להוציאם מן התהליך. קורות חיים יכולים גם לשמש לסימון נקודות לבירור בהמשך תהליך המיון.

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי coffeebeanworks לאתר Pixabay]

שלב חמישי: מיון קבוצתי

ואחרי שפרסמנו וקיבלנו טופסי קורות חיים, מתחיל שלב המיון: זהו תהליך של איסוף נתונים על מועמדים לעבודה והערכתם; זאת, במטרה, לבחור את אלה, שנתוניהם האישיים הם המתאימים ביותר לדרישות התפקידים הפנויים או שעומדים להתפנות בארגון. לשם מה צריך בכלל מיון?  תהליכי מיון מתבססים על ההנחה כי התאמה של העובד הפוטנציאלי ניתנת להתאמה. מספרים לנו כי הניבוי כמובן אינו מושלם, אך תהליך מיון איכותי יכול להגדיל באופן משמעותי בחירות טובות של עובדים. ישנן חברות המתמחות בתהליכים הללו של מיון, שהפכו כבר לעסק בפני עצמו; וחברות מתמכרות לזה כי כולם עושים את זה... אבל... מי שקובע באמת את התאמה של עובד לארגון היא התרבות הארגונית [היא מסלקת את הלא מתאימים לה (לא תמיד לארגון...)]; ואת זה, כמעט ולא בודקים... וחשוב לציין כי עם עובדים מדור ה-Y ו- דור ה-Z, תהליך המיון אינו רק תהליך שבו הארגון בוחר את המועמד; זהו גם תהליך שבו המועמד בוחר את הארגון, בעיקר במקצועות חיוניים. המועמדים לומדים להכיר את הארגון ומגבשים עמדה לגביו. לכן, תהליך הגיוס ממתג את הארגון! מיתוג (Branding הוא תהליך שיטתי ומתמשך שמטרתו יצירת ערך תודעתי מבודל ומובהק - אמיתי או כוזב - שבסופו תתגבש תעודת זהות ויזואלית ייחודית: סך כל העמדות, הרגשות והתפיסות הקיימות אצל העובדים בנוגע לארגון שלנו.

[להרחבת המושג: 'תרבות ארגונית', לחצו כאן] [להרחבה על בני דור ה- Y בשוק העבודה, לחצו כאן] [להרחבה על דור ה- Z בשוק העבודה, לחצו כאן] [להרחבה בנושא 'מיתוג', לחצו כאן]

[לכתבה המלאה בדה מרקר, לחצו כאן]

כלי מיון

קיימים כלי מיון רבים בידי מנהלי משאבי אנוש; וככל שהופכים התפקידים משמעותיים יותר, יש נטיה להשתמש בכלי מיון מורכבים ויקרים יותר, אם מהסיבות הנכונות ואם מסיבות של כסת"ח (עשינו הכל, המומחים קבעו; אבל...).

כיוון שהשוק רווי בכסף, מלאה הספרות המקצועית בחומרים מגמתיים בנוגע לאפקטיביות של הכלים הללו; ובעובדה, הם אינם מונעים הסתננות של עובדים ומנהלים לא מתאימים ואף רעילים לארגון.

אציין רק את דעתי האישית: אין תחליף למפגש אישי ולתחושות בטן. היתר בעיני המתבונן!

אבל עצתי לכם לוותר - בתחומים שרוויים בכסף - על דברי ה'מומחים'; ולא להאמין לאף אחד. הדרך הטובה ביותר היא להתנסות; ולגבש דעה מקצועית על סמך הניסיון.

כלי התרשמות מבחנים מבחנים מתקדמים
טפסי קורות חיים מבחנים פסיכולוגיים שונים (מבחני אינטליגנציה למשל) גרפולוגיה
מכתבי המלצה בחינת הישגים, כישרונות, יכולות, אישיות, סימולציות בסביבת עבודה פוליגרף
ראיונות, באמצעות מערכת ממוחשבת, ועל ידי אנשי מש"א מבחנים קבוצתיים כמו דינאמיקה קבוצתית ומרכזי הערכה
חקר הדפים האישיים ברשתות החברתיות

וזה המקום להזכיר שלא תמיד תהיה בעיה של מיון...

קיימים שני סוגי שוק עבודה:

  • שוק של עובדים, שבו העובדים רצים אחרי המעסיקים;
  • ושוק של מעסיקים, שבו העובדים הם ה'מלכים' שמחוזרים ע"י המעסיקים.

המיון הופך לאתגר ממשי רק ב"שוק של עובדים"; כי ב"שוק של מעסיקים" אין כמעט מיון; ופעמים רבות מתפשרים על מה שיש...

מצב כזה התרחש בעקבות היציאה מן הקורונה. תשלומי החופשה ללא תשלום (חל"ת) הכו את השוק לשוק של מעסיקים שבו הם רצים בעקבות העובדים שאינם חפצים לעבוד. וביום שנגמרים כספי החל"ת - הנה מהפך; והשוק הופך להיות, בן יום, שוק של עובדים...

[לכתבה המלאה של מעין מנלה ב'כלכליסט', לחצו כאן]

שלב שישי: ראיון אישי

מי שחושב שיש כללים 'נכונים' לראיון, חי בלה לה לנד... כל מראיין לעצמו מחד גיסא; והוא מייצג את התרבות הארגונית של הארגון מאידך גיסא. לכן,  לא אכביד ב'טיפים' לראיון אישי כי שוב, כמות הדיס אינפורמציה בנושא זה היא עצומה.

אומר רק את דעתי: בשלב המיון, גם הארגון נבחן בפניכם, כמו שאתם נבחנים בפניו. לכן, התמקדו הראיון בבחינת מה שחשוב לכם ואל תנסו להיות מישהו אחר; כי אז אתם עלולים ללכת לאיבוד.... היו אתם; ותנו למראיינים לקבל את החלטתם! מבחן המיון עובד לשני הצדדים. 

 

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי Tumisu לאתר Pixabay]

והשלב השביעי: החלטה

ההחלטה, מיהו העובד הנכון לארגון קשורה למכלול שלם של גורמים:

  • מדיניות החברה;
  • אילוצים בהעסקת אנשים (למשל: חוסר יכולת להעסיק אנשים ללא תחקיר ביטחוני ברמה גבוהה);
  • נתונים פיזיים הכרחיים (לדוגמה: מי יתאים להיות סלקטור במועדון לילה?);

וכדומה.

[לאוסף המאמרים על גיוס ומיון עובדים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על ניהול המשאב האנושי בארגונים, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים בנושא קבלת החלטות, לחצו כאן] [לאוסף המאמרים על תכנון לסוגיו, לחצו כאן]

מקורות והעשרה