תקציר: חשוב להטמיע: במציאות דינאמית, משתנה במהירות, חתירה ליעילות ארגונית מסכלת אפקטיביות!

עודכן ב- 5 בדצמבר 2023

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

מאמר זה פורסם לראשונה במשאבי אנוש, גיליון מס' 310-309, ספטמבר אוקטובר 2013. להורדת המאמר המקורי לחץ: הקונפליקט הגובר שבין אפקטיביות ליעילות]

*  *  *

מבוא – הארגון המושלם

מידי פעם בהרצאותיי, אני נוהג לאתגר את הקהל ולמפות איתו את מאפייני "הארגון המושלם" בעיניו. בדרך כלל, אנו מקבלים את הפרופיל הבא:

• מחד גיסא הארגון אפקטיבי ("Effective"): מערכותיו אג'יליות ומסתגלות לסביבה משתנה והוא יודע להמציא עצמו מחדש כל פעם בעיתוי מושלם; מטרותיו מושגות תמיד תוך עמידה ביעדי האיכות; המנהלים מאצילים סמכויות, העובדים מתקשרים בניהם בחופשיות, שיתוף הפעולה בין הצוותים ובתוך הצוותים מעולה [להרחבת המושג 'אפקטיביות', לחצו כאן].
• מאידך גיסא הוא גם יעיל ("Efficient"): חלוקת העבודה אופטימלית; עומדים בתקציב; כולם משקיעים את המקסימום; אין בו כפילויות ואין בזבוז; פרויקטים מסתיימים בזמן; לכל אחד תפקיד ברור, וחלוקת הסמכות והאחריות ברורה לכולם [להרחבת המושג 'יעילות', לחצו כאן].

הרגשתם בסתירה שבין הדברים? יעילות מחייבת סדר ארגוני מסוים; בעוד שיצירתיות והשגת אפקטיביות זקוקים לעתים למידה מסוימת של כפילויות וחוסר יעילות. הנה על רגל אחת הפער המתהווה בין אפקטיביות ליעילות. בפער הזה ובסיבותיו עוסק המאמר הנוכחי.

בין אמצעי למטרה

אחת התשובות השכיחות שאנו מקבלים בנוגע להבדל שבין אפקטיביות ויעילות הינה, הינה שהיעילות מהווה אמצעי להשגת המטרה; קרי, אמצעי להשגת אפקטיביות. האמנם? [לאוסף המאמרים על ההיבטים השונים של מטרה, לחצו כאן]

בתחילת המאה העשרים הייתה התשובה חיובית, עד כדי כך שבמקורות ישנים רבים המושגים הללו מוצגים ככמעט זהים. אבל, ככל שעברו השנים והמציאות הפכה דינאמית יותר, גדל הפער ביניהם.

מתוך מגוון ההגדרות שבמקורות (שחלקן הגדול מיושנות ולא רלוונטיות למציאות ימינו) נגדיר אפקטיביות כיכולת להשיג מטרה רצויה; ויעילות כיכולת לבצע דברים ללא בזבוז של זמן או אנרגיה (ויחזקאלי ורזי, 2009).

מכאן, שהאפקטיביות עוסקת ב"מה" והיעילות ב"איך". האפקטיביות במהות והיעילות בפרוצדורה.

ימי הזוהר של היעילות היו כשהתקין הנרי פורד (ראו תמונה משמאל) את הסטנדרטיזציה של פס הייצור הנע הראשון, בדצמבר 1913.

הבאת החלקים אל העובדים חסכה זמן רב, ופעולת ההרכבה הפשוטה שביצע כל עובד חסכה זמני הכשרה ארוכים. זה היה תור הזהב של הארגון הוובריאני הקלאסי, שבה דינאמיקה נמוכה וסביבה סטטית יציבה יחסית אפשרו לחברות ולארגונים לתכנן לטווח ארוך בחשיבה ליניארית. ניתן היה לומר אז, שככל שהייצור מאורגן באופן יעיל יותר כך הופכת העבודה אפקטיבית יותר, כיוון שהיעילות מקסמה את יכולות הארגון בסביבתו המשימתית. היא הייתה בהחלט האמצעי להשגת האפקטיביות.

מאז הפך מתן הדגש על יעילות לאחד מדפוסי הניהול המוכרים ביותר. מנהלים חותרים בעקביות ליעילות מתמדת, תוך קיצוץ דרמטי בכל מה שלא יעיל. זאת, למרות שארגונים ביורוקרטיים יישארו תמיד, מעצם מהותם לא יעילים; הבעיה היא שלאורך זמן, שיעורי הצלחה הולכים ופוחתים, שהרי יש גבול למה שניתן לקצץ [להרחבה בנושא הצלחה וכישלון, לחצו כאן].

במקביל, הציגה לנו המציאות העכשווית שינוי דרמטי ביכולת הארגונים להיות אפקטיביים

דוגמה קלאסית הוא האייפון, שבזכותו הפכה חברת אפל לאחת החברות ששווי השוק שלהן ורווחיותן הם מהגבוהים בעולם.

אבל אייפון לא ממציאים כל יום, ואפל מתמקדת היום בשכלול האייפון מדגם לדגם ובהפיכתו ליעיל יותר. רק שהיעילות הזו לא תדחוף את אפל לשחזר את המהפכה שיצרה, ורווחי החברה מתחילים לרדת.

הדוגמה הטובה ביותר לכך שיעילות מסכלת אפקטיביות במציאות דינאמית הוא המתחרה של אפל – חברת נוקיה, שבתחילת שנות האלפיים, כשבע שנים לפני יציאת האייפון הראשון, פיתחה טלפון שהכיל מסך מגע צבעוני, וכפתור הפעלה יחיד.

מכשיר נוסף שפותח בנוקיה היה מחשב לוח עם מסך מגע ותקשורת אלחוטית. אבל, פסי הייצור של נוקיה היו יעילים מתמיד והיא הייתה החברה המובילה בעולם לטלפונים ניידים. על כן החליטו מקבלי ההחלטות שלה לגנוז את שני המכשירים, כדי לא לפגום בהצלחה, ולבלבל את השוק. התוצאה ידועה...

כך, דגש מוגזם על יעילות סיכל את סיכויי נוקיה להיות אפקטיבית בעתיד.

מה הלקח וההישג הנדרשים? האם ארגונים אמורים להשאיר יתירות מסוימת שתתבטא בחוסר יעילות, על מנת להגדיל את סיכוייהם לאפקטיביות?

שימו לב ליחס:

ארגונים – שההתייעלות בהם אמיתית – עשויים להשיג בתחילת הדרך 15%-10% אחוזי חיסכון, שהם סכום נכבד לכל סדר גודל של ארגון.

אבל ארגון אפקטיבי יכול להשיג "קפיצת מדרגה" ברווחיו, שיכולים לעלות במאות אחוזים ויותר...

האם הסיכוי להשיג זאת מצדיק ויתור על יעילות? לעתים כן ולעתים לא. זהו כבר מן הסתם נושא למאמר אחר...

[להורדת המאמר המקורי לחץ: הקונפליקט הגובר שבין אפקטיביות ליעילות]

מצאת טעות בכתבה? הבחנת בהפרה של זכויות יוצרים? נתקלת בדבר מה שאיננו ראוי? אנא, דווח לנו!

נושאים להעמקה

• הרחבת המושג 'אפקטיביות';
• הרחבת המושג 'יעילות';
• אוסף המאמרים על גמישות אסטרטגית, ארגונית ואישית.
• הרחבת המושג: 'ליניאריות';
• הרחבת המושג: 'סביבה משימתית';
• אוסף המאמרים על ההיבטים השונים של מטרה;
• אוסף המאמרים על מגוון (Diversity) וחשיבותו;
• הרחבה בנושא הצלחה וכישלון.
• הרחבת המושג: 'דינאמיות';

מקורות והעשרה

• פנחס יחזקאלי (2014), אפקטיביות, ייצור ידע, 11/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014),יעילות, ייצור ידע, 11/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), גמישות אסטרטגית - אג'יליות, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), ליניאריות, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), סביבה משימתית של ארגון, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), מטרה של מערכת, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2014), מגוון, ייצור ידע, 12/4/14.
• פנחס יחזקאלי (2015), הצלחה וכישלון: תוצאות המירוץ אל המטרה, ייצור ידע, 16/5/15.
• פנחס יחזקאלי (2019), הכל על הצלחה באתר 'ייצור ידע', ייצור ידע, 8/12/19.
• פנחס יחזקאלי (2014), דינאמיות, ייצור ידע, 11/4/14.