נושא לימוד: תהליכי עבודה ובניית רשת תהליך

[התמונה המקורית היא תמונה חופשית - CC0 Creative Commons - שעוצבה והועלתה על ידי geralt לאתר Pixabay]

[לחזרה לתכנית הקורס ולריכוז הפרטים עליו, לחצו כאן] [להורדת מצגת הפרק: תהליכי עבודה ובניית רשת תהליך[לקובץ המאמרים בנושא ניתוחי רשת ארגונית ONA, לחצו כאן]

ההרצאה והמצגת מפי אינג' שרית אונגר-משיח: אתם מוזמנים לשאול שאלות בתגובות למטה. כל שאלה תיענה!

הדגשים

  • שני גורמים מרכזיים משקפים את יכולתו של ארגון להיות אפקטיבי בהשגת מטרותיו, הם: המבנה הארגוני ותהליכי העבודה. שניהם ניתנים להפשטה ולפישוט בעזרת רשתות מורכבות!
  • אם השווינו את המבנה הארגוני לשלד הגוף אצל בני אדם; הרי שניתן לדמות את תהליכי העבודה למחזור הדם שלו... מערכת מחזור הדם מספקת לכל התאים החיים בגוף את כל צורכי הקיום שלהם; מייבאת ומייצאת תשומות לתאים; ומתווכת בין מערכות הגוף השונות; ובארגון, מערכת תהליכי העבודה - כמו המבנה הארגוני - משקפת את יתרונות וחסרונות הארגון; וקובעת את מידת החוסן שלו; וגם את המחלות, שבהן ייטה ללקות. כשלים ארגוניים הם תוצאה של בעיות מבנה ותהליכי עבודה בעייתיים!
  • נגדיר תהליך עבודה (Work Process) כפירוט של שלבי הפעילות הארגוניים בתחומי העבודה השונים (תפעולי, עסקי, פיננסי וכדומה). הם מתבצעים במגוון דרכים, ע״י גורמים שונים וע"י קשרי הגומלין ביניהם. 

רשת תהליך: הגדרה

רשת התהליך היא שרשרת של הגורמים הבאים, המתורגמת ל׳רשת׳ במסגרת תהליך מסוים. היא כוללת:

  • הפעולות:
  • הגורמים המבצעים את הפעולות;
  • והגורמים המקבלים את הפעולות.

תהליך עבודה מורכב מ...

  • מטרת התהליך וכל אחד משלביו;
  • האחראים על התהליך בכללותו, ועל כל אחד משלביו;
  • תשומות;
  • תפוקות;
  • זרימת הטיפול בין הגורמים המשתתפים תוך ציון הפעולות שכל אחד מבצע;
  • לוחות זמנים בכל שלב ובסך הכל;
  • תלות התהליך בתהליכים אחרים;
  • דגשים ומאפיינים שונים של התהליך;
  • כלים לבקרת התהליך.
תהליכי העבודה עושים שימוש בידע הארגוני והם עצמם מהווים ידע ונכס ארגוני משמעותי

[יצירת ה- GIF פורסמה באתר tenor. שם היוצר: Kyocera]

מיפוי תהליכי עבודה

  • כשהארגון צעיר מתפתחים התהליכים, באופן טבעי, בדרך של התארגנות עצמית. ארגון בוגר ממפה את תהליכי העבודה שלו, מתעד אותם ומטייב אותם.
  • השליטה על תהליכי העבודה מאפשרת איתור חסמים ארגוניים (כמו צווארי בקבוק); ושליטה על איכות המוצרים / השירותים.
  • למרות שכמות תהליכי העבודה בארגון רבה, רק כמות קטנה של תהליכי ליבה עושה באמת את ההבדל; ובהם צריכים מנהלים להתמקד במסגרת מה שמכונה: ניהול איכות.

מיפוי תהליכים והצגתם

  • פירוט התהליכים אמור להיות ממופה -בכתב ו/או באופן ויזואלי - במסגרת תהליכי שימור הידע של הארגון; הוא מוצא את ביטויו, בין היתר, בנוהלי הארגון. תהליכי המיפוי כיום הם, ברובם המכריע, ממוחשבים.
  • קיימות שתי דרכים של הצגה ויזואלית של תהליכים: בתרשים זרימה (הדרך הפשוטרה יחסית) וברשת (הדרך המורכבת יותר)
  • במבנה הארגוני משמש 'תרשים העץ' הקלאסי להצגה פשטנית שלו; והרשת מאפשרת לנו הצגה מורכבת יותר.
  • בדומה, תרשים זרימה הוא כלי להצגה פשוטה של תהליך. ניתן 'לתרגם' תרשים זרימה לרשת בדרך של הוספת מרכיבים חסרים נוספים; והצגה רשתית.

ניתוח רשת תהליך

רשת תהליך ניתנת לניתוח על ידי אלגוריתמים, המודדים את היחסים שבין מרכיביה, ואפילו יכולים לבצע סימולציה שמסייעת לאופטימיזציה של התהליך.

השוק מציע מגוון רב של מערכות המנתחות תהליכים, בייחוד בתחום של שרשרת אספקה. המתודולוגיה לניתוח רשתות ארגוניות הנעזרת ברשת היא התחום האפקטיבי ביותר בין המערכות הללו: ניתוח רשתות ארגונית: Organizational  Network Analysis - ONA. ניתוח זה מלמד אותנו על יחסי הכוחות בין מרכיבי רשת התהליך; כמו גם, כיצד תקשורת, מידע והחלטות זורמים ברשת.

מערכות ONA הן 'מערכות מומחה' (Expert System): מערכת מידע ממוחשבת, המתפקדת כמומחה אנושי, או מסייעת למומחה אנושי, בתחום ידע מסוים. תוכנת מחשב, אשר מייצגת ידע, מסיקה ממנו מסקנות ומסוגלת להסביר את האופן שבו קיבלה את מסקנותיה. המטרה הסופית היא לבצע תהליכים של פתרון בעיותבדומה לאלה המבוצעים על ידי מומחה אנושי. אחת הדרישות ממערכת מומחה היא, שתיתן הסברים למסקנותיה. מתן ההסבר נחוץ כדי לשכנע באמיתות המסקנה.

ניתן להשתמש במערכות ONA:

  • לניתוח מבנה ארגוני.
  • לניתוח תהליכים ארגוניים.
  • ולמיזוג רשתות מבנה ותהליך יחד.
במיזוג המבנה והתהליכים נגלה דברים שלא יתגלו לעינינו בניתוח של אחד מהם בלבד. למשל, דומיננטיות (עוצמה) של עובדים מסוימים, שלא תיחשף בניתוח המבנה או בניתוח התהליכים לבדם.

[להרחבה על תהליכי עבודה, לחצו כאן] [להרחבה, כיצד בונים רשת תהליך, לחצו כאן] [להרחבה: כיצב מתרגמים תרשים זרימה לרשת תהליך, לחצו כאן]

מושגים

קריאה

One thought on “נושא לימוד: תהליכי עבודה ובניית רשת תהליך

  1. Pingback: סמינריון בניתוח רשתות ארגוניות: תוכנית הקורס - ייצור ידע

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.