נוהל: סוג אחד חיוני; האחר – הרסני!

נוהל

[תמונה חופשית שהועלתה על ידי Raymond Shobe לאתר flickr]

המאמר עודכן ב- 5 באוגוסט 2019

ניצב משנה בגמלאות, ד"ר פנחס יחזקאלי הוא שותף בחברת 'ייצור ידע' ואיש אקדמיה. שימש בעבר כראש המרכז למחקר אסטרטגי ולמדניות של צה"ל. הוא העורך הראשי של אתר זה.

*  *  *

נוהל מהו?

נוהל (Procedure) הוא רשימה של כללים המגדירים את דרך ביצועה של משימה מסוימת. זהו מסמך פנים ארגוני, המפרט ומגדיר מדיניות ו/או דרכי ביצוע - בדר"כ בדרך של פעילות מחזורית. הנוהל משמש גם תקן בקרה לפעילות כזאת.

הנוהל מגדיר תחומי אחריות וסמכות, מהווה אמצעי תקשורת פנימית, המשלבת בין ממלאי התפקידים השונים בארגון, יוצר אחידות בביצוע ובתוצאות, משמש כאמצעי הדרכה, מתאם את פעילות היחידות השונות ומשלב את פעילותם (קרן, 1987).

בביורוקרטיות לא מקצועניות, מהווים הנהלים, אולי את מקור הידע היחיד עבור הארגון.

[להרחבה על: 'ביורוקרטיה מקצוענית ולא-מקצוענית', לחצו כאן]

ה'נוהל' הוא אחד מעמודי התווך של 'הארגון הביורוקרטי', אשר גובש ע"י הסוציולוג מקס וובר, בסוף שנות ה- 40.

וובר רואה את הארגון כ'ארגון מכני', שמאפייניו העיקריים הם, בין היתר, חלוקה ברורה וממוסדת של משרות בארגון, מדרג ברור של סמכויות, המואצלות למשרות ולא לאנשים וכו'. מערכת הכללים והנהלים היא המגדירה במדויק את אופן הביצוע הנדרש של כל משרה בארגון (סמואל, 1990; ראו תמונת כריכה משמאל).

נהלים קבועים מאפיינים בדר"כ ארגונים מבוססים, בעלי ותק של עשרות שנים ויותר, אשר נוטים להתבצר בשגרות עבודה שהוכיחו עצמן כמוצלחות בעבר, ע"י הקפדה מרובה על נהלים וכללים. ככל שהארגון ותיק יותר, כך הוא נוטה לפתח מאפיינים 'ביורוקרטיים' במבנהו ובתפקודו (סמואל, 1990).

ניתן להתייחס אל נהלים כאל הביטוי החיצוני של התרבות הארגונית הגלויה, ואילו העבודה בהתאם לנהלים היא הביטוי של התרבות הארגונית הסמויה.

[בתמונה משמאל: כריכת הספר ארגונים. מאפיינים, מבנים, תהליכים' ליצחק סמואל, שראה אור בהוצאת זמורה ביתן ב- 1990. אנו מאמינים שאנו עושים בתמונה שימוש הוגן]

סוגי הנהלים ומטרותיהם

נהלים נוצרו בעיקר לשני צרכים עיקריים:

  • לצורך מהותי: אלה הם נהלי הציות שנועדו למשל בתעשייה להבטיח מפני כשלים ותאונות; או בארגונים מפוקחים כמו בנקים, להבטיח שהנחיות הרגולטור יתמלאו.
  • לצורך ביורוקרטי: להסדיר, לכאורה, את תהליכי העבודה (נהלים שמתווים את דרך העבודה "הנכונה והראויה" (מה שמכונה בלעז, Best Practice). נהלים אלה תופחים והולכים בארגונים ביורוקרטיים (כיוון שהמנגנון מעצים את עצמו דרך יכולתו להתיר את סבך ההנחיות), עד כי הם פועלים נגד מטרות הארגון.
אפשר לדמות את הנהלים לכלי הדם של הארגון. בעוד שנוהלי הציות משרתים את הארגון ומאפשרים לו חיים, הרי שנוהלי העבודה "הנכונה והראויה" הם כלי הדם שגייסה הביורוקרטיה. כשם שגידול סרטני מצליח לגייס כלי דם כדי להתפתח ולהתפשט, מאפשרים הנהלים האלה לביורוקרטיה לסבך את תהליכי העבודה בארגון ולקבע את מעמדם כיחידים שיכולים לפתור את הבעיות (שלולא הנוהל לא היו...) עבור אנשי השטח.

מאמר זה אינו מתמקד בנהלי ציות אלא באלה המשרתים את הביורוקרטיה!

האם אפשר בלי נהלי עבודה "נכונה וראויה"?

רבים ישיבו בשלילה. אבל לאלה הייתי מציע לבדוק את נהלי העבודה של קבוצת ארגונים אחרת, שבהם בעלי העוצמה בארגון איננה המנגנון אלה ועדי העובדים. שם, תגלו שעבודה "נכונה וראויה" על פי הנהלים, היא בערך לא לעשות כלום... וכשהוועד דורש משהו, תמיד אפשר לעשות שביתה איטלקית. משמע, לעבוד לפי הנוהל... משמע, לא לעבוד!

[לריכוז המאמרים על 'עוצמה', לחצו כאן]

הלקח הוא שנוהלי העבודה "הנכונה והראויה" נועדו רק לצורך אחד: לשרת את בעלי העוצמה בארגון ולקבע את מעמדם!

למאמרים נוספים בהקשר זה

מקורות והעשרה